Compartir documentos con contactos fuera de la organización

  • Feliz Año nuevo a todos!!

     

    Quiero compartir los documentos de un directorio con un usuario fuera de mi organización. He estado leyendo la documentación y me estoy liando. He dado los siguientes pasos.

    1. Doy de alta a un contacto externo en la configuracion de mi organización en Exchange Online, aqui poco mas que puedo hacer que darlo de alta como contacto externo.
    2. Luego intento darle permisos en la parte de administración usuarios.... como he consultado en la documentación de ayuda y no hay manera de que me lo muestre.. es decir que es como que no existe....

    Llegado a este punto.... lo estoy haciendo mal de todas maneras.

    Por favor, podriais decirme los pasos que he de dar para poder compartir los docuementos de un directorio con usuarios fuera de mi organización??.

     

    Muchas Gracias

     

     

    1 de 1 personas han encontrado útil esta entrada.

  • Amplio datos:

    En el siguiente documento http://office.microsoft.com/es-es/sharepoint-online-enterprise-help/usar-compartir-por-correo-electronico-para-trabajar-con-usuarios-externos-HA102476183.aspx#_Toc287024048 explica como "Habilitar Compartir por correo electrónico para un entorno de SharePoint Online", sigo los pasos:

    1. Inicie sesión en el Centro de administración de SharePoint Online. INICIADA

    1.En la página principal, haga clic en Administrar colecciones de sitios y, a continuación, haga clic en Administrar Compartir por correo electrónico. ESTA OPCION NO ME SALE.... las opciones que tengo son:

    Administración de la colección de sitios
    Configuración de búsqueda
    Ámbitos de búsqueda
    Palabras clave de búsqueda
    Papelera de reciclaje
    Características de la colección de sitios
    Jerarquía de sitios
    Conexión del sitio del portal
    Métrica de almacenamiento
    Actualización visual
    Configuración de la Ayuda
    Configuración de SharePoint Designer
    Restablecer sitio web 

    Lo único que he encontrado sobre como invitar a usuarios externos es en "caracteristicas de la colecion de sitios", esta la opcion:

    Invitaciones a usuarios externos

    Permita que se invite a usuarios externos al sitio.  y esta activada.......

    Mi usuario tiene permisos de administrador......

     

    Espero haber concretado mas la problemática que tengo.

    Un salduo
     

  • Hola,

    Esas opciones parecend de una suscripción tipo P, no ? En la suscripción tipo P1, la compartición con usuarios externos esta activada por defecto. Deberis poder entonces usar la opción "Compartir sitio" de Acciones del sitio del sitio SharePoint Online que desees compartir con alguien externo.

    En la suscripción tipo E, debes activarlo, revisa en el portal de administración de SharePoint Online -> Colecciones de sitios -> Configuración -> Administrar Usuarios Externos -> Permitir. También revisa la siguiente entrada del Blog para activar la característica de compartición.:

    community.office365.com/.../161-c-243-mo-invitar-a-usuarios-externos-a-mis-sitios-de-sharepoint-online.aspx

    Saludos.

  • Gracias Jordi, efectivamente es un plan P1.

    Por fin he podido llegar a la opción de Compartir Sitio y he invitado por correo electrónico a un contacto externo a mi compañia, que al entrar en mi MS Office 365 se me ha añadido a los usuarios, ahora no sé como darle permisos para que SOLO vea un directorio de mis documentos, ya que ahora ve todo!!!.

    He creado un sitio nuevo de colaboración de documentos para estos usuarios "externos" con la intención de poner aqui los documentos que quiero compartir.... pero al ir a la pestaña "Página" no tengo habilitado el botón de Permisos....podrias guiarme como he asignarles los permisos???

    Un saludo

  • Hola,

    Pues deberás jugar con los grupos de usuarios y permisos para estos en cada sitio para aislar el acceso a otros apartados de tu sitio de grupo.

    Puedes crear un grupo específico y sólo concederle el nivel de permisos que queras a un sitio en concreto. Revisa en acciones de sitio, configuración de sitio el apartado usuarios y permisos y los apartados de permisos de cada tipo de sitio, por ejemplo en una biblioteca , Herramientas de biblioteca, permisos de biblioteca.

    Podrías crear un sitio específico para los usuarios externos y aplicar los permisos que desees a un grupo.

    Puedes cortar o aplicar la herencia de permisos de los sitios de niveles superior y así ir creando un esquema de permisos y grupos.

    Es importante tener el esquema de sitios claro e intentar planificar tanto la creación de sitios y de grupos para minimizar la complejidad de la seguridad.

    Saludos.

  • Hola,

    Como dice Jordi, para un plan de tipo P basta con qué pulses sobre Acciones del sitio -> Compartir sitio para poder enviar la invitación a compartir documentos. Cuando pulsas esta opción, tienes que elegir en que grupo de tu sitio de SharePoint quieres agregar el usuario: Visitantes o Integrantes. Yo lo haría en Visitantes que pueden ver el sitio en modo lectura y luego juega con los permisos para lograr lo que quieres.

    En un plan de tipo E, la idea es la misma pero tienes que asegurarte que la característica que comentas esté activada.

    Un saludo

  • Gracias Jordi y Juan Carlos.

    He creado un sitio nuevo como me sugeris y cuando pulso sobre Acciones del sitio -> Compartir sitio pongo en Visitantes a las personas que quiero invitar, pero cuando le doy a compartir me sale el siguiente error:

    Que puede estar pasando???, Ayer si se enviaban los correos......

  • Hola Virginia,

    ¿Nos confirmas que es un plan de tipo P? Respecto al error que te está dando, ¿A qué tipo de dirección de correo estás enviando la invitación? Recuerda que solo puedes compartir un sitio de SharePoint con usuarios de otros dominios de Office 365 o bien usuarios con un Live ID que sea de una dirección de hotmail o msn.

    Un saludo

  • Juan Carlos, como ya dije lo que tengo es un Plan P1 y estoy invitando a usuarios con hotmail.

    saludos

  • Hola Virginia,

    Pues si son cuentas de Hotmail, debería funcionar sin problemas. Lo acabo de comprobar con mi plan P1 de prueba y una cuenta de tipo msn.com y he recibido en la misma la invitación que me ha permitido acceder al sitio de SharePoint sin problemas.

    Prueba otra vez o con otras cuentas de Hotmail, pero debería funcionar.

    Un saludo

  • Hola Juan Carlos,

    Acabo de probar y ya me ha funcionado!!. Debia ser un problema de conexión de red o que el servidor no estaba disponible en ese momento.

    Muchas gracias de nuevo a todos por vuestro interés.

    Un saludo

  • Saludos

    es curioso pero creo que el conocimiento de office 365 es el mismo para todos y sobre el error y acierto el aprendisage

    despues de jugar con los sitios y usuarios externos o visitantes al fin logre el envio de las ligas para compartir documentos

    pero a los invitados se les solicitaba clave o contraseña para el ingreso a los documentos

    espero funcionen las contraseñas de hotmail

    que comenta juan carlos

    la recomendacion de my parte es que busques informacion por el tema en la comunidad y despues de leerla toda te sera mas facil

    lograr un resultado y si lo logras informalo para ahorrar un buen de tiempo  

  • Hola,

    Totalmente de acuerdo por el tipo de usuario de Office 365 que es no técnico...en mi caso conozco y domino la plataforma, pero explicar este tipo de cosas para usuarios no técnicos lleva su tiempo de ahí la importancia de los partners que trabajen con Office 365 y que le den este servicio a sus clientes.

    Saludos

  • Saludos

    Hay mucho que investigar de office 365 y sobre todo sus funciones pracrticas Efectivamente hay la posibilidad de compartir tanto documentos como videos de capacitacion en las paginas y en las bibliotecas de documentos realice algunas pruebas con correos de hotmail externos y funcionaron tenia la duda de que esto unicamente funcionara con usuarios por la alternativa de su pago los videos los grave con lync utilizando el excel como herramienta ahora estoy en la face de los permisos tenia la idea de que unacamente es por una vez pero por lo que veo el ingreso esta abierto abria que ver mas a detalle esto el siguiente paso es agregar un dominio y continuar con lync server esto va a ser una bola de nieve

  • Hola ssimplex,

    Más que investigar yo diría que hay una cierta curva de aprendizaje de Office 365 por la que hay que pasar si o sí.

    Un saludo