対象: Office 365 for Professional and Small Business, Office 365 for Enterprise

 

時には、会社外で SharePoint Online のライセンスを持っていない人と文書共有をする必要があることがありませんか?そんな時は、SharePoint Online の外部共有機能を利用して境界を突破しましょう。これらの人が外部のベンダー、協力会社、お客様であっても、あなたの会社は彼らを招待して SharePoint Online サイトに招待して、外部ユーザーとして情報を閲覧、共有、共同作業を行うことができます。

スタッフの増減 - 外部採用シナリオ

マイクロ商事は事務用品の製造に特化した徳島にある 700 人の会社です。6 月の最初に東京で開催される見本市に出展するために 2 月末から準備を始めました。見本市の展示ブースについて計画と準備を行うたのお客様との会議、マーケティングや広報活動のために次の 3 か月は忙しくなります。

 

この会社ではこの活動に関係のある部門が経理、法務、マーケティングの 3 つあります。経理と法務は外部との共有を望まないので、彼らのサイトは正社員のみがアクセスできるように制限しています。しかし、マーケティング部は多くのベンダーや一時スタッフと一緒に働く必要があります。その結果、 SharePoint Online を利用して見本市プロジェクトのサイトを立ち上げ、ドキュメント ライブラリにマーケティング マテリアル、プレスリリース、そしてプロジェクト スケジュールを保管するようにしました。マーケティング チームがサイトを準備したら、ベンダーや一時スタッフに電子メールを出して外部ユーザーとして招待を行います。招待を承諾するとサイトへのアクセス権が得られます。

外部共有機能の有効化と利用方法

以下に Office 365 for Enterprise および Office 365 for Professional and Small Business の SharePoint Online において、外部共有機能を有効化して利用するためのハイレベルの手順を示します。

 

SharePoint Online for Enterprise

SharePoint Online for Small Business

既定は無効です。いつでも有効にできます。

  1. SharePoint Online 管理者が会社全体で 機能を “有効” にします。
  2. 各々のサイト所有者が、自分のグループで「外部ユーザー招待」機能を有効にするかを選択します。
  3. サイト所有者が「サイトの共有」メニューを使って外部ユーザーのメールアドレスを指定して招待します。
  4. 招待者は Windows Live ID のユーザー名とパスワード (@live.com, @hotmail.com, @msn.com または各国で使われている Hotmail ドメイン) で承諾します。 
  5. 共同作業を実施します。
  6. 手順 1 と 2 をいつでも無効にできます。

既定は有効です。いつでも無効にできます。

  1. サイト所有者が「サイトの共有」メニューを使って外部ユーザーのメールアドレスを指定して招待します。
  2. 招待者は Windows Live ID のユーザー名とパスワード (@live.com, @hotmail.com, @msn.com または各国で使われている Hotmail ドメイン) で承諾します。
  3. 共同作業を実施します。
  4. 「外部ユーザーの招待」機能をいつでも無効にできます。

セットアップ方法の詳細については Office.com の記事をご覧ください。

セットアップ方法の詳細については Office.com の記事をご覧ください。

SharePoint Online サービスの説明 を読んで、「外部ユーザー」の使用権の詳細をご覧ください。

 

SharePoint Online の外部ユーザーの招待機能をどのように使うか、あなたの利用方法をコメントで残してください。この機能は Office 365 の SharePoint Online の一部として利用可能であり、試用版でも利用することができます。試用版をいますぐお試しください

 

また、画像つきのステップバイステップの手順についてはブログ記事「Office 365 SharePoint Online における Windows Live ユーザーの招待」もご覧ください。

 

元の記事 (英語、一部改変)