Patrick Klingele-Bechinger, ingénieur support résolution, Support technique pour Exchange Server

Mark Johnson, rédacteur technique senior, Exchange Online

Dans la version actuelle d'Exchange Online pour Microsoft Office 365, il faut utiliser la ligne de commande Windows PowerShell pour créer et configurer des boîtes aux lettres partagées. Vous devez effectuer les actions suivantes en utilisant PowerShell :

• Créer une boîte aux lettres partagée.
• Configurer les quotas de la nouvelle boîte aux lettres partagée.
• Attribuer l'autorisation FullAccess afin que les membres du groupe de sécurité puissent ouvrir la boîte aux lettres partagée.
• Attribuer l'autorisation SendAs afin que les membres du groupe de sécurité puissent envoyer des messages depuis la boîte aux lettres partagée.

Pour faciliter cette tâche, nous avons créé un outil à interface graphique qui permet de créer et de configurer une boîte aux lettres partagée, puis d'attribuer des autorisations à un groupe de sécurité afin que les membres puissent ouvrir la boîte aux lettres partagée et l'utiliser pour envoyer des messages. Cette procédure très simple comporte 3 étapes :

1. Télécharger l'outil Office 365 Shared Mailbox Tool.
2. Créer un groupe de sécurité et ajouter des membres.
3. Exécuter l'outil Office 365 Shared Mailbox Tool pour créer et configurer une boîte aux lettres partagée.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de boîtes aux lettres partagées, voir Configurer une boîte aux lettres partagée.

Étape 1 : Télécharger l'outil Office 365 Shared Mailbox Tool

Téléchargez le fichier SharedMailboxTool.zip publié sur le forum des téléchargements. Cette archive .zip contient deux fichiers :

• SharedMailboxTool.ps1 : script PowerShell (PS1) de l'outil Office 365 Shared Mailbox Tool.
• StartSharedMailboxTool.bat : fichier de commande DOS (.bat) à utiliser pour lancer l'outil Office 365 Shared Mailbox Tool.

Après avoir téléchargé le fichier .zip, extrayez les deux fichiers dans le même dossier.

Étape 2 : Créer un groupe de sécurité et ajouter des membres

L'outil Office 365 Shared Mailbox Tool attribue à un groupe de sécurité l'autorisation lui permettant d'accéder à la nouvelle boîte aux lettres partagée et de l'utiliser pour envoyer du courrier. Cet outil ne permet pas d'attribuer des autorisations à un utilisateur particulier. Pour créer un groupe de sécurité et ajouter des membres :

1. Lancez le Panneau de configuration Exchange et créez un nouveau groupe de distribution :

• Office 365 pour professionnels et petites entreprises : sur le portail Office 365, dans la page Vue d’ensemble de l’administration, sous Outlook, cliquez sur Groupes de distribution. Dans la page Groupes de distribution, cliquez sur Nouveau.
• Office 365 pour entreprises : sur le portail Office 365, dans la page Vue d'ensemble de l'administration, sous Exchange, cliquez sur Gérer, puis sélectionnez Gérer votre organisation > Utilisateurs et groupes > Groupes de distribution > Nouveau.

2. Indiquez un nom d'affichage, un alias et une adresse de messagerie.

3. Cochez l'option Faire de ce groupe un groupe de sécurité.

4. Dans la section Propriété, cliquez sur Ajouter pour ajouter un propriétaire, si nécessaire.

5. Dans la section Appartenance, cliquez sur Ajouter.

6. Dans la page Sélectionner les membres, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez ajouter. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.

7. Dans la page Nouveau groupe, cliquez sur Enregistrer.

Pour plus d'informations sur les groupes de sécurité dans Exchange Online, voir Créer un groupe de distribution à sécurité activée.

Étape 3 : Exécuter l'outil Office 365 Shared Mailbox Tool pour créer et configurer une boîte aux lettres partagée

Vous pouvez créer une boîte aux lettres partagée et attribuer des autorisations aux membres du groupe de sécurité que vous avez créé à l'étape 2. Voici comment procéder :

1. Dans le dossier où vous avez extrait les fichiers de l'archive SharedMailboxtool.zip, double cliquez sur StartSharedMailboxTool.bat

Remarque : si l'outil Office 365 Shared Mailbox Tool ne démarre pas, vous devez peut-être configurer la stratégie d'exécution sur votre ordinateur. Pour ce faire, exécutez la commande suivante dans Windows PowerShell, puis lancez l'outil Shared Mailbox Tool.

Set-ExecutionPolicy RemoteSigned

2. Dans la fenêtre Informations d’identification de compte administrateur Office 365, entrez l'ID utilisateur et le mot de passe du compte administrateur de votre organisation Office 365, puis cliquez sur OK. Quelques minutes d'attente peuvent être nécessaires avant l'affichage de la fenêtre suivante.

3. Dans la fenêtre Outil de boîte aux lettres partagée Office 365, entrez les informations suivantes :

• Nom de la boîte aux lettres partagée. Ce nom s'affiche dans le carnet d'adresses, dans les champs du destinataire et de l'expéditeur d'un message, ainsi que dans la liste des boîtes aux lettres du Panneau de configuration Exchange.
• Alias de la boîte aux lettres partagée. L'adresse de messagerie de la nouvelle boîte aux lettres est constituée de l'alias, situé à gauche du symbole @, et de votre nom de domaine, par exemple fourthcoffee.com, situé à droite.
• Nom du groupe de sécurité auquel vous souhaitez accorder des autorisations d'accès à la boîte aux lettres. Vous pouvez utiliser le nom d'affichage ou l'alias du groupe de sécurité.

4. Cliquez sur Créer pour créer la boîte aux lettres partagée et attribuer des autorisations au groupe de sécurité indiqué.

C’est tout ! Cliquez sur Actualiser sur la page Boîtes aux lettres du Panneau de configuration Exchange pour afficher la nouvelle boîte aux lettres partagée. Un délai peut être nécessaire (jusqu'à 60 minutes) pour que les membres du groupe de sécurité puissent accéder à la nouvelle boîte aux lettres partagée.

Étapes suivantes

• Pour voir les autorisations attribuées aux groupes de sécurité, cliquez sur Shared Mailbox Permissions (Autorisations d’accès aux boîtes aux lettres partagées) dans l'outil Office 365 Shared Mailbox Tool. Entrez le nom ou l'alias d'une boîte aux lettres partagée, puis cliquez sur View Permissions (Afficher les autorisations). L'outil affiche les groupes de sécurité ayant des autorisations d'accès à la boîte aux lettres partagée, ainsi que les autorisations spécifiques attribuées à chaque groupe de sécurité.
• Pour attribuer des autorisations à un autre groupe de sécurité pour lui permettre d'accéder à une boîte aux lettres partagée que vous avez créée à l'aide de l'outil Office 365 Shared Mailbox Tool, vous devez utiliser PowerShell. Voir les étapes 3 et 4 dans Configurer une boîte aux lettres partagée.
• Indiquez aux utilisateurs comment ouvrir la boîte aux lettres partagée à l'aide d'Outlook Web App. Invitez-les à consulter la page suivante : Partage convivial de boîtes aux lettres dans OWA dans Office 365.