Présentation d'Office 365 Petite Entreprise Premium : une question d'image professionnelle

Article d'origine publié le samedi 25 août 2012


Indépendamment de la taille de votre entreprise, il est important de faire une bonne impression aux prospects et aux clients. Y parvenez-vous au moment de communiquer avec des internautes, d'envoyer des e-mails ou d'afficher les formulaires et les brochures de votre société ? Avec un peu de chance, ces échanges inspirent confiance à vos contacts. Si tel n'est pas le cas, Office 365 dispose de plusieurs outils à même de renvoyer une image professionnelle de votre société.

Courrier professionnel

Pour commencer, se positionner comme un professionnel implique d'utiliser une adresse e-mail au nom d'une société. Préférez par exemple vous@votreentreprise.com à une adresse utilisateur de type @yahoo.com ou @gmail.com. Ainsi, vous renforcez votre image de marque et sous-entendez que vous vous inscrivez dans la durée.

Grâce à Office 365, vous pouvez facilement personnaliser un nom de domaine et l'utiliser pour votre adresse e-mail et votre site Web public. Dans la partie Administrateur du portail, vous êtes guidé pas à pas dans la réalisation de cette tâche. Pour en savoir plus, consultez l'article Configurer et gérer des domaines.

*** Important : à l'issue de la Présentation d'Office 365, nous supprimerons entièrement les données et les comptes de messagerie. Pour tester la personnalisation pendant la Présentation, utilisez donc un nom de domaine fictif et non celui de votre société. ***

Avoir une adresse e-mail au nom de votre société est un bon début, mais rendre un courrier véritablement professionnel implique de disposer d'outils adaptés à l'envoi, à la réception et à la gestion des e-mails. Le portail Office 365 excelle vraiment dans ce domaine. En particulier, il s'adresse aux habitués des services de messagerie Web ou d'un compte de messagerie POP de base souvent fourni avec les plans de service Internet. Intégré à Office 365 Petite Entreprise Premium, le puissant client de messagerie Microsoft Outlook dispose d'outils de mise en forme et de correction orthographique identiques à ceux que vous connaissez dans Word. Il facilite ainsi l'envoi de messages avec une mise en forme enrichie, des tableaux et des images incorporées. Grâce aux outils d'Outlook, vous pouvez créer une signature professionnelle pour que chaque e-mail envoyé vienne renforcer votre image de marque. Bien entendu, les publicités incorporées ne doivent pas surcharger votre message.

Dans Office 365, la messagerie est fournie par Microsoft Exchange. De premier plan, ce serveur de messagerie professionnel s'avère le complément idéal d'Outlook. En alliant Outlook à Exchange, Office 365 Petite Entreprise Premium dispose d'outils de messagerie identiques à ceux utilisés par la plupart des sociétés Fortune 500.

Site Web moderne

Lorsque des prospects recherchent en ligne des informations sur votre société, ils jugent de la qualité de votre site Web. Si votre site fournit des informations à jour tout en paraissant moderne et professionnel, il est un gage de bonne gestion. Pour y parvenir, la Présentation d'Office 365 intègre de nouveaux outils destinés à concevoir, à publier et à mettre à jour un site Web attractif.

Si vous cliquez sur Sites dans la Présentation d'Office 365, vous disposez d'un site Web de base. Inutile donc de partir de rien pour le concevoir. Vous pouvez réfléchir à la présentation et au mode de fonctionnement du site avant de publier une version finalisée sur Internet. En modifiant le site, vous aurez la forte impression de travailler dans Word.

Pour commencer la personnalisation de votre site, vous pouvez choisir parmi un éventail de modèles modernes.

Une fois le modèle sélectionné, vous pouvez ajouter le logo de votre société, modifier l'image d'arrière-plan et adapter le texte et les liens à votre entreprise. La méthode utilisée pour insérer des images et des vidéos est simple et intuitive. Lorsque vous réfléchissez à la présentation et au mode de fonctionnement du site, vous disposez d'une fonction de prévisualisation. Ainsi, vous pouvez décider d'adopter une modification ou d'en apporter une autre à titre de test.

Vous pouvez également intégrer un blog attractif à votre site pour mettre des clients au courant de l'actualité de votre société ou ajouter des boutons de partage pour atteindre des prospects sur Facebook et d'autres réseaux sociaux.

Voici maintenant un exemple de site finalisé. Pour suivre pas à pas sa création, visualisez cette vidéo de prise en main.

Parce que vous n'avez pas à engager de concepteur Web à chaque changement, vous pouvez tenir à jour votre site. Par-dessus tout, son hébergement entre dans le cadre de votre abonnement Office 365 sans engendrer de frais supplémentaires.

Documents attractifs et efficaces

Office 365 Petite Entreprise Premium intègre la dernière version d'Office. Cette suite comprend des applications bien connues, notamment Word, Excel et PowerPoint. En disposant d'une version récente de ces outils, vous vous donnez les moyens de concevoir plus facilement des documents et des présentations d'une qualité exceptionnelle.

Pour bien commencer, vous bénéficiez d'un menu de démarrage amélioré dans chaque application Office. Vous y trouverez des modèles de nature à créer des documents professionnels et attractifs.

Une fois le modèle sélectionné, vous avez le choix entre des variantes de thème, ce qui vous permet de modifier l'apparence des documents. Vous pouvez y insérer du texte, des listes et des tableaux à partir de PDF ouverts dans Word. Pour aligner les formes, les zones de texte et les autres graphismes, des guides sont disponibles dans Word et PowerPoint, le tout selon une approche simple et intuitive. Résultat : les documents d'une qualité exceptionnelle semblent être l'oeuvre d'un concepteur. Aujourd'*** plus que jamais, il est facile d'utiliser ces outils pour créer des présentations et des documents attractifs à l'image de votre société. Pour en savoir plus sur leur mode de fonctionnement, suivez une formation gratuite sur la nouvelle version d'Office.

À travers ce survol rapide, vous pouvez entrevoir les moyens de savoir communiquer avec vos clients et convaincre des prospects. Objectif : orner au mieux votre « vitrine » à l'aide d'Office 365. Des e-mails professionnels à un site Web moderne en passant par des présentations et des documents d'une qualité exceptionnelle, vous disposez d'une panoplie d'outils indispensables pour renvoyer une image professionnelle de votre société.

Pour en terminer avec notre série sur Office 365 Petite Entreprise Premium, nous allons voir comment vous pouvez gérer un service en ligne sans être un expert en informatique.   

Pour en savoir plus, consultez les billets de blog suivants :

    Il s'agit d'un billet de blog localisé. Vous trouverez l'article d'origine sur le site Office 365 Small Business Premium Preview: Looking professional.