Destinatarios: Administradores de Office 365/Exchange Online

Autor: Mark Johnson, Redactor técnico sénior - Exchange Online

 

¿Tiene gran cantidad de contactos comerciales existentes que desea incluir en la libreta de direcciones compartida en Exchange Online? O bien, ¿desea agregar sus contactos como miembros de grupos de distribución, como puede hacer con los usuarios dentro de su empresa? De ser así, puede usar Windows PowerShell y un archivo CSV (valores separados por comas) para importar masivamente los contactos externos a Exchange Online. Es un proceso de tres pasos:

  1. Cree un archivo CSV con la información sobre los contactos externos.
  2. Cree los contactos externos con PowerShell.
  3. Agregue información a las propiedades de cada contacto externo mediante PowerShell.

Paso 1: Crear un archivo CSV

Descargue el archivo CSV de ejemplo publicado en el foro de descargas del sitio de comunidad de Office 365. En realidad, el archivo de ejemplo es un archivo .txt. Por lo tanto, debería abrirlo en Microsoft Excel y guardarlo como un archivo CSV. Use comas como delimitadores.

Incluye datos de ejemplo, que se pueden eliminar. Sin embargo, no elimine la primera fila. Contiene todas las propiedades de los contactos externos. Cree una fila para cada contacto que desee importar a Exchange Online. Rellene todas las celdas como sea posible. Esta información se mostrará en la libreta de direcciones compartida para cada contacto.

Sin embargo, los siguientes parámetros (que corresponden a las primeras cuatro columnas del archivo CSV de ejemplo) se necesitan para crear un contacto externo y deben rellenarse:

  • ExternalEmailAddress
  • Name
  • FirstName
  • LastName

Cuando haya terminado de preparar el archivo CSV, cópielo en el escritorio. Asígnele el nombre ExternalContacts.csv.

Paso 2: Crear los contactos externos

En este paso (y el siguiente) tendrá que usar Windows PowerShell. Para conectar PowerShell a la organización de Exchange Online, consulte Usar Windows PowerShell en Exchange Online.

Después de conectar PowerShell a su organización en la nube, ejecute el siguiente comando para crear los contactos externos:

Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{New-MailContact -Name $_.Name -DisplayName $_.Name -ExternalEmailAddress $_.ExternalEmailAddress -FirstName $_.FirstName -LastName $_.LastName}

Nota: Para este comando, se supone que se encuentra en el directorio de escritorio en PowerShell. Por ejemplo, C:\Users\Administrator\desktop.

Para ver los nuevos contactos externos, en el Panel de control de Exchange, haga clic en Usuarios y grupos > Contactos externos > Actualizar. También aparecen en la libreta de direcciones compartida en Outlook y Outlook Web App.

Paso 3: Agregar información a las propiedades de los contactos externos

Después de ejecutar el comando en el paso 2, se crean los contactos externos, pero estos no contienen la información de contacto o de la organización, que es la información de la mayoría de las celdas del archivo CSV.

Ejecute los comandos siguientes para agregar las demás propiedades del archivo CSV a los contactos externos que creó:

$Contacts = Import-CSV .\externalcontacts.csv

$contacts | ForEach {Set-Contact $_.Name -StreetAddress $_.StreetAddress -City $_.City -StateorProvince $_.StateorProvince -PostalCode $_.PostalCode -Phone $_.Phone -MobilePhone $_.MobilePhone -Pager $_.Pager -HomePhone $_.HomePhone -Company $_.Company -Title $_.Title -OtherTelephone $_.OtherTelephone -Department $_.Department -Fax $_.Fax -Initials $_.Initials -Notes $_.Notes -Office $_.Office -Manager $_.Manager}

No se preocupe si no se rellena toda la información del archivo CSV. Si no es allí, no se agregará.

Nota: El parámetro Manager puede causar problemas. Si la celda está en blanco en el archivo CSV, se producirá un error y ninguno de los datos de propiedad se agrega al contacto. Si no es necesario especificar un administrador, simplemente elimine –Manager $_.Manager del comando de PowerShell anterior.

Eso es todo. Puede ver las propiedades de los contactos en el Panel de control de Exchange. Los usuarios pueden ver los contactos en la libreta de direcciones de Outlook y Outlook Web App.

Agregar más contactos externos

Puede repetir los pasos del 1 al 3 para agregar nuevos contactos externos en Exchange Online. Simplemente cabe agregar una fila nueva en el archivo CSV para el nuevo contacto. A continuación, puede ejecutar los comandos de PowerShell de los pasos 2 y 3 para crear y agregar información a las propiedades de los nuevos contactos.

Nota: Cuando ejecute el comando para crear nuevos contactos, se producirán errores que indica que los contactos que se crearon anteriormente ya existen. No obstante, se crearán todos los nuevos contactos agregados al archivo CSV.

Ocultar los contactos externos de la libreta de direcciones compartida

Algunas empresas pueden usar contactos externos solo para que se puedan agregar como miembros de grupos de distribución. En este escenario, puede ocultar los contactos externos de la libreta de direcciones compartida. Le mostramos cómo:

Ocultar un único contacto externo

Set-MailContact <contacto externo> -HiddenFromAddressListsEnabled $true

Por ejemplo, para ocultar Franz Kohl de la libreta de direcciones compartida:

Set-MailContact "Franz Kohl" -HiddenFromAddressListsEnabled $true

Ocultar todos los contactos externos

Ejecute el comando siguiente para ocultar todos los contactos externos de la libreta de direcciones compartida:

Get-Contact -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'MailContact')} | Set-MailContact -HiddenFromAddressListsEnabled $true

Después de ocultar los contactos externos, estos no se muestran en la libreta de direcciones compartida, pero puede agregarlos como miembros de un grupo de distribución.

Para obtener más información acerca de los contactos externos en Exchange Online, consulte: