Al igual que ocurre con SharePoint On-Premise, su homólogo en la nube dispone de una serie de capacidades englobadas en una serie de áreas funcionales que se representan en la imagen tan característica que todos conocemos:

Ahora bien, en SharePoint Online tenemos un subconjunto de funcionalidades de SharePoint On-Premise que en la práctica da lugar a una serie de limitaciones por área de funcionalidad:

• Sitios, SharePoint Online permite modelar escenarios Intranet igual que su homólogo On-Premise. Sin embargo, a diferencia de este no tendremos la posibilidad de integrar datos de negocio debido a que de momento no contamos con los Business Connectivity Services. En el caso de escenarios Internet, SharePoint Online si que presenta características muy limitadas comparadas con el caso On-Premise. Así, no dispondremos de las características de publicación de SharePoint 2010 para sitios de SharePoint 2010, en su lugar podremos crear sitios web sencillos pensados para dotar de presencia en Internet a pequeñas y medianas empresas, pero resultando muy limitados para grandes organizaciones.
• Comunidades, en SharePoint Online podemos crear sitios personales de usuario. Ahora bien, tendremos los siguientes limitantes:
  • El tamaño máximo permitido para un sitio personal es de 500 MB.
  • No se puede cambiar la plantilla del sitio raíz de la colección de sitios del sitio personal.
  • No se pueden añadir nuevas propiedades personalizadas a los perfiles de usuario que puedan contener información procedente de otros sistemas de la empresa como aplicaciones de RRHH.
  • No se soportan soluciones personalizadas para los sitios personales.
• Contenidos, casi todas las capacidades de ECM de SharePoint 2010 están disponibles en SharePoint Online. Ahora bien, por cuestiones principalmente de rendimiento y capacidad nos encontraremos con las siguientes limitaciones:
  • El límite de tamaño para una colección de sitios es de 100 GB, y el máximo número de colecciones de sitios por tenant es de 300, siendo el espacio máximo de almacenamiento de 5 TB.
  • No se dispone de la funcionalidad de Records Center.
  • No se soportan bibliotecas de documentos que puedan recibir correo electrónico, lo que impacta en aquellos escenarios en los que se quieran integrar funcionalidades de escaneo y fax integrado con SharePoint Online.
  • No se pueden abrir, por defecto, documentos PDF en el navegador aunque esta limitación se puede superar con algún pequeño workaround siempre a nivel de biblioteca.
  • Las características de Word Automation no están disponibles.
  • El sistema de auditorías no captura información relativa a que documentos están abiertos y cerrados.
• Búsquedas, se soporta búsquedas de información entre todas las colecciones de sitios (incluyendo los sitios personales) de un cierto tenant. Sin embargo están presentes limitaciones como:
  • No se soporta la integración de búsquedas On-Premise con búsquedas online.
  • No se soporta indexar contenido de otras fuentes diferentes. Las configuraciones permitidas para la búsqueda en SharePoint Online son muylimitadas.
  • No se soporta búsqueda FAST.
  • El crawling de contenidos se realiza cada hora para refrescar los índices.
  • No se soportan iFilters personalizados. El único externo soportado de momento es el de PDF.
  • No se soporta la indexación de múltiples orígenes de contenidos.
  • No se soportan búsquedas federadas.
  • Integración de la búsqueda con Windows 7.
• Perspectivas, en este caso se cuentan con las siguientes limitaciones:
  • No tenemos disponible la plantilla Business Intelligence Center.
  • No se soporta PowerPivot, PerformancePoint y la integración con Reporting Services.
• Aplicaciones Compuestas, en este caso no se soporta lo siguiente:
  • Integración de sistemas de negocio.
  • Sistemas de Workflow o de BPM avanzados como los ofrecidos por K2, Nintex o AgilePoint.
  • Código Full-Trust.

Y hasta aquí llega este posts sobre limitaciones por área de funcionalidad en SharePoint Online en Office 365.