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Office 365 für Selbständige und kleine Unternehmen: Einfache Domänenfreigabe für E-Mail

Ziele

Margie's Travel besteht aus fünf Mitarbeitern.  Margie und ihr Mann Mike möchten die erweiterten Features von Office 365 nutzen, da sie ihr Geschäft über mobile Geräte im Auge behalten möchten.  Zurzeit wird E-Mail für alle fünf Mitarbeiter bei A. Datum Corporation gehostet. Dieses Unternehmen hostet die Website und stellt IMAP-basierte E-Mail-Standardfunktionen bereit.  Alle Kontakte, Aufgaben und Kalender werden lokal in Outlook verwaltet, da momentan kein Exchange-Server vorhanden ist.  Obwohl Margie davon ausgeht, dass die anderen drei Mitarbeiter vielleicht irgendwann zu Office 365 wechseln möchten, möchte sie die Anwendung zuerst zusammen mit ihrem Mann verwenden, bevor darüber entschieden wird, alle auf die Cloud umzustellen.  Sie möchte Auswirkungen auf die Kunden vermeiden, das heißt, die E-Mail-Adressen sollen sich nicht ändern.’

Ausgangskonfiguration:

Gewünschte Konfiguration:

Vorbereitung

Einige Punkte sind hervorheben, bevor Sie fortfahren. Diese Methode eignet sich zwar möglicherweise für Office 365 für mittelständische und große Unternehmen, jedoch sollten diese Kunden vorzugsweise die empfohlenen Tools für die hybride Konfiguration verwenden. Für die Verwendung bestimmter Funktionen (beispielsweise Freigabe von Frei/Gebucht-Informationen, sichere E-Mail, GAL-Synchronisierung, einzelne Verwaltung, einmaliges Anmelden usw.) ist DirSync erforderlich.  Da in diesem Fall jedoch nur fünf Mitarbeiterpostfächer vorhanden sind, fällt für Margie wenig laufender Verwaltungsaufwand an.  Sue, Sally und Scott verwenden ihre Kalender zurzeit nicht viel (außer für ihre eigenen persönlichen Zeitpläne), und ihre Postfächer werden auf einem IMAP-Server gehostet, der diese Features nicht unterstützt. Daher ist diese einfache Lösung für ihre Anforderungen optimal.  Darüber hinaus können Sue, Sally und Scott, wenn sie auf Office 365 umgestellt werden sollen, alle gleichzeitig manuell umgestellt werden.

Als Nächstes ist zu beachten, dass dies nicht möglich ist, wenn der ADATUM-Mailserver keine Weiterleitung für Margie und Mike unterstützt.  Obwohl keine Kopie auf dem Server aufbewahrt werden muss, müssen in diesem Szenario alle Nachrichten an Office 365 weitergeleitet werden, da der MX-Eintrag noch auf A. Datum zeigt.  Die meisten Mailserver unterstützen diese Funktionalität in gewissem Umfang. Erkundigen Sie sich bei Ihrem aktuellen E-Mail-Anbieter nach den genauen Schritten.
Schließlich verfügt Office 365 über von Forefront Online Protection for Exchange (FOPE) bereitgestellten Spamschutz.  Wenn FOPE erkennt, dass viel Spam vom ADATUM-Mailserver weitergeleitet wird, wird der Server von A. Datum möglicherweise blockiert. Damit ist das Szenario nicht mehr funktionsfähig, und das Problem muss durch einen Anruf beim Support behoben werden.  In der aktuellen Version von Office 365 Professional gibt es keine Möglichkeit, den Server von A. Datum in eine "Liste sicherer Server" aufzunehmen.  Margie und Mike vertrauen jedoch auf den Spamschutz, den ADATUM zurzeit bietet, und können daher bei dieser Konfiguration bleiben.

Schrittweise Anleitung

Schritt 1: Überprüfen, ob Sie Besitzer der zu verwendenden Domäne sind

1. Melden Sie sich bei Office 365 an.  Bei der Anmeldung für Office 365 wird empfohlen, für die ersten Schritte ein generisches Administratorkonto zu erstellen (mit anderen Worten, ein Konto wie beispielsweise admin@margiestravel.onmicrosoft.com zu erstellen).  Dadurch können Sie dem weiteren Verlauf des Verfahrens leichter folgen.
2. Klicken Sie oben auf Administrator.
3. Klicken Sie unter Verwaltung auf Domänen.
4. Klicken Sie auf Domäne hinzufügen.
5. Geben Sie die Domäne ein (beispielsweise margiestravel.com), und klicken Sie auf Domäne überprüfen.
6. Überprüfen Sie die Richtigkeit der Domäneninformationen, achten Sie auf die DNS-Registrierungsstelle, und klicken Sie auf Weiter.
7. Folgen Sie den Anweisungen zum Hinzufügen eines TXT-Eintrags, aus dem hervorgeht, dass Sie Besitzer der Domäne sind.  Verwenden Sie nicht die Methode mit einem MX-Eintrag.  Wenn der DNS-Anbieter TXT-Einträge nicht unterstützt, sollten Sie möglicherweise einen anderen DNS-Anbieter in Betracht ziehen.
8. Klicken Sie auf Überprüfen (dies kann abhängig vom DNS-Anbieter einige Minuten dauern).
9. Nach Abschluss der Überprüfung werden Sie aufgefordert, die DNS-Namenservereinträge zu ändern. Ändern Sie die Namenservereinträge NICHT, sondern klicken Sie einfach auf Abbrechen.

Schritt 2: Kennzeichnen der Domäne als freigegeben in Exchange Online

1. Melden Sie sich bei Office 365 an.
2. Klicken Sie oben auf Administrator.
3. Klicken Sie unter Outlook auf Allgemeine Einstellungen.  Daraufhin wird die Exchange-Systemsteuerung (Exchange Control Panel, ECP) angezeigt.
4. Klicken Sie in der Exchange-Systemsteuerung auf E-Mail-Steuerelement.
5. Doppelklicken Sie unter Domänen & Schutz auf die Domäne, die Sie ändern möchten (beispielsweise margiestravel.com).
6. Ändern Sie im Popupfenster den Domänentyp von Gehostet in Freigegeben.
7. Klicken Sie auf Speichern.  Es kann einige Minuten dauern, bis die Einstellung wirksam wird.

Schritt 3: Erstellen von Konten und Festlegen der primären Adresse (Antwortadresse)

1. Melden Sie sich bei Office 365 an.
2. Klicken Sie oben auf Administrator.
3. Klicken Sie unter Verwaltung auf Benutzer.
4. Folgen Sie den Anweisungen zum Erstellen der Benutzerkonten.  In diesem Beispiel erstellen wir Konten für Margie und Mike.  Im Idealfall entspricht das Feld Benutzername der E-Mail-Adresse.  Achten Sie besonders darauf, ob Sie Administratorberechtigungen zuweisen möchten.
5. Überprüfen Sie für jeden Benutzer die primäre E-Mail-Adresse (vollständiger Benutzername), indem Sie auf Eigenschaften klicken.  Möglicherweise müssen Sie den Domänenteil des Benutzerprinzipalnamens (beispielsweise @margiestravel.com) ändern.  Beachten Sie, dass Sie den Domänenteil für den zurzeit angemeldeten Administrator nicht ändern können.  Stattdessen können Sie einfach ein temporäres Konto für Verwaltungszwecke erstellen (beispielsweise drei Konten: 
   - admin@margiestravel.onmicrosoft.com (für dieses Konto muss die Domäne nicht geändert werden)
   - margie@margiestravel.com
   - mike@margiestravel.com
   Wenn Sie nicht vorher ein generisches Administratorkonto eingerichtet haben und das Konto ändern müssen, mit dem Sie zurzeit angemeldet sind, erstellen Sie einfach einen zusätzlichen Administrator, und melden Sie sich mit diesem Konto an, um den Domänennamen des ersten Kontos zu ändern.
   Wenn Sie in der Exchange-Systemsteuerung die Eigenschaften von Margie und Mike öffnen, werden Sie auch bemerken, dass die Adresse @margiestravel.onmicrosoft.com als zusätzliche SMTP-Adresse beibehalten wird.
6. Wenn Sie Benutzereinstellungen ändern, müssen Sie auf Speichern klicken.

Schritt 4: Aktualisieren von SPF-Einträgen und anderen DNS-Einträgen

Wenn Sie bereits einen SPF-Eintrag (Sender Policy Framework) haben, können Sie am einfachsten dem aktuellen TXT-Eintrag die Zeichenfolge include:outlook.com hinzufügen (ähnlich wie oben im Beispiel in der Tabelle Gewünschte Konfiguration.

Wenn Sie keinen SPF-Eintrag haben, sollten Sie diesen vermutlich jetzt erstellen.  SPF-Einträge werden immer wichtiger, wenn Mailserver, die nicht Ihrer Domäne zugeordnet sind, in Ihrem Auftrag E-Mail senden, so wie Office 365 dies in dieser Konfiguration tun wird (die MX-Einträge zeigen noch auf den alten Server).

Es gibt Assistenten, die Ihnen beim Erstellen eines ordnungsgemäßen SPF-Eintrags helfen können. Sie benötigen jedoch mindestens den IP-/DNS-Eintrag für den aktuellen E-Mail-Anbieter sowie include:outlook.com für die Autorisierung von Office 365.

Außerdem können Sie, während Sie bei Ihrem DNS-Anbieter angemeldet sind, zusätzliche erforderliche Office 365-Einträge erstellen.

Schritt 5: Testen des E-Mail-Flusses

1. Melden Sie sich mit Margies Anmeldeinformationen bei Outlook Web App (OWA) an.  Die URL lautet https://outlook.com/owa/office365.com.
2. Führen Sie die folgenden Tests aus:
   • Senden Sie eine E-Mail an Mike (mike@margiestravel.com).  Die E-Mail sollte sofort übermittelt werden.  In diesem Szenario wird die Nachricht NICHT erst an Mikes Postfach bei ADATUM geleitet, da Office 365 das Postfach als lokal erkennt.
   • Senden Sie eine E-Mail an Sue.  Die E-Mail sollte an Sues Postfach auf dem ADATUM-Server übermittelt werden.
   • Überprüfen Sie von einem externen Konto oder von Sues ADATUM-Konto, ob die Weiterleitung auf dem ADATUM-Server richtig eingerichtet ist.  Senden Sie beispielsweise von einem Hotmail-Konto eine E-Mail an Margie, und vergewissern Sie sich, dass die E-Mail in Margies Office 365-Postfach eingeht.

Schritt 6: Konfigurieren der Weiterleitung vom alten E-Mail-Anbieter

Obwohl keine Kopie auf dem Server aufbewahrt werden muss, müssen in diesem Szenario alle Nachrichten an Office 365 weitergeleitet werden, da der MX-Eintrag noch auf A. Datum zeigt.  Die meisten Mailserver unterstützen diese Funktionalität in gewissem Umfang. Erkundigen Sie sich bei Ihrem aktuellen E-Mail-Anbieter nach den genauen Schritten.
Da @margiestravel.com vom ADATUM-Server verwendet wird, müssen Sie die Weiterleitung an die bei der Anmeldung angegebene onmicrosoft.com-Domäne einrichten (beispielsweise @margiestravel.onmicrosoft.com).

• Margies ADATUM-Postfach – Weiterleitung an margie@margiestravel.onmicrosoft.com
• Mikes ADATUM-Postfach – Weiterleitung an mike@margiestravel.onmicrosoft.com

Aufgabe: Beispiele für Weiterleitungsanweisungen für gängige E-Mail-Anbieter hinzufügen/verknüpfen

Schritt 7: Verschieben des Postfachinhalts

Da nur zwei Benutzer verschoben werden müssen und Margie und Mike zurzeit beide Outlook verwenden, können die E-Mails einfach durch Öffnen der alten PST-Datei im neuen Outlook-Profil und Kopieren der Nachrichten, Kalenderelemente, Kontakte usw. verschoben werden.  Nach der Übertragung an die richtigen Speicherorte im Office 365-Postfach ist der Zugriff auf die Elemente über beliebige Geräte und von überall aus möglich.

Wenn mehr Postfächer beteiligt sind – insbesondere, wenn die Mitarbeiter noch nicht Outlook verwenden – sollten Sie die in der Exchange-Systemsteuerung verfügbaren Tools für die einfache Migration in Betracht ziehen.

Alle Optionen und Überlegungen für die Postfachmigration finden Sie unter Übersicht über die E-Mail-Migration.