In einer Office 365-Pilotphase können Sie zunächst nur für wenige Mitarbeiter eine Umstellung auf Office 365 vornehmen, während die übrigen Mitarbeiter ihr bisheriges E-Mail-System weiterverwenden. Für alle E-Mails kann ein benutzerdefinierter Domänenname verwendet werden, dabei spielt es keine Rolle, ob die E-Mails über Office 365 oder Ihren derzeitigen E-Mail-Anbieter empfangen werden.

Bei Verwendung von Office 365 Small Business:

Sie richten Office 365 für die Verwendung Ihrer benutzerdefinierten Domäne ein, fügen die Office 365-Konten hinzu und leiten dann E-Mails für die Benutzer mit Office 365-Konten weiter.

Lesen Sie zunächst diesen Artikel. Hier erfahren Sie, welche zusätzlichen Konfigurationsschritte erforderlich sind und welche Einschränkungen für diesen Ansatz gelten:

  • Ihr derzeitiger E-Mail-Anbieter muss E-Mail-Weiterleitung anbieten.
  • Ihre DNS-Datensätze in Zusammenhang mit Office 365 müssen auf dem DNS-Hostinganbieter verwaltet werden, die Verwaltung dieser Datensätze kann nicht in Office 365 erfolgen. Welche Konsequenzen dies mit sich bringt, erfahren Sie im Abschnitt Hinzufügen Ihrer Domäne zu Office 365 ohne Umleiten der Namenservereinträge.
  • Einige Office 365-Funktionen stehen nicht zur Verfügung:
    • Office 365-Benutzern werden keine Frei-/Gebucht-Informationen für Benutzer angezeigt, die den anderen E-Mail-Anbieter nutzen.
    • Administratoren können nicht alle Konten von einer Stelle aus verwalten.
    • Office 365-Benutzer können möglicherweise den Spamfilter von Office 365 nicht nutzen (siehe Schritt 3).

Bei Verwendung von Office 365 Enterprise oder Office 365 Midsize Business:

Die Schritte in diesem Artikel sind nicht zu befolgen.
  • Befolgen Sie stattdessen die Schritte zur Einrichtung eines Pilotprogramms unter FastTrack.
  • Falls Sie über einen lokalen Exchange-Server verfügen, beachten Sie die Informationen im Abschnitt zur Hybridkonfiguration.

Beispiel:

Margies Reisebüro hat 5 Mitarbeiter. Margie und ihr Ehemann Mike möchten die erweiterten Funktionen von Office 365 nutzen, um auch von ihren Mobilgeräten aus die Geschäfte im Blick behalten zu können. Die E-Mails aller 5 Mitarbeiter werden von der A. Datum Corporation gehostet, einem Anbieter, der die Website hostet und IMAP-basierte E-Mail-Basisfunktionen bereitstellt. Für alle Kontakte, Aufgaben und Kalenderfunktionen wird lokal Outlook verwendet, da es keinen Exchange-Server gibt. Zwar hat Margie vor, auch für ihre anderen 3 Mitarbeiter irgendwann auf Office 365 umzustellen, zunächst möchte sie jedoch nur mit ihrem Mann umsteigen, bevor sie sich für einen kompletten Wechsel zur Cloud entscheiden. Die Umstellung soll keine Auswirkungen für ihre Kunden haben, daher sollen sich die E-Mail-Adressen nicht ändern.

Margie nimmt die oben beschriebenen Einschränkungen zur Kenntnis und kommt zu dem Schluss, dass diese kein Problem für sie darstellen werden. Da es nur 5 Mitarbeiterpostfächer gibt, wird kein besonders großer laufender Verwaltungsaufwand für Margie entstehen. Im Moment verwenden Sue, Sally und Scott ihre Kalender nur wenig (außer für ihre persönliche Terminplanung), ihre Postfächer werden auf einem IMAP-Server gehostet, der diese Funktionen nicht unterstützt. Diese einfache Lösung ist also perfekt für ihre Anforderungen.

Ausgangskonfiguration:

Domäne

margiestravel.com

DNS-Namenserver

dns1.adatum.com
dns2.adatum.com

MX-Eintrag

preference = 10, mail exchanger = mailserver.adatum.com

SPF-Eintrag

“v=spf1 mx include:adatum.com ~all”

Postfach

E-Mail-Adresse

Primärer Speicherort

Margie

margie@margiestravel.com

A. Datum IMAP

Mike

mike@margiestravel.com

A. Datum IMAP

Sue

sue@margiestravel.com

A. Datum IMAP

Sally

sally@margiestravel.com

A. Datum IMAP

Scott

scott@margiestravel.com

A. Datum IMAP

Gewünschte Konfiguration:

Änderungen sind blau hervorgehoben dargestellt.

Domäne

margiestravel.com

DNS-Namenserver

dns1.adatum.com
dns2.adatum.com

MX-Eintrag

preference = 10, mail exchanger = mailserver.adatum.com

Office 365-DNS-Datensätze

Alle DNS-Datensätze für die verwendeten Office 365-Dienste mit folgenden Ausnahmen:

  • Exchange Online-MX-Datensatz
  • Erstellen Sie keinen neuen SPF-Datensatz, sondern fügen Sie Ihrem vorhandenen SPF-Datensatz „include:spf.protection.outlook.com” hinzu.

Eine Liste der Datensätze finden Sie unter Referenz: DNS-Einträge für Office 365.

SPF-Eintrag

“v=spf1 mx include:adatum.com include:spf.protection.outlook.com ~all”

Postfach

E-Mail-Adresse

Primärer Speicherort

Margie

margie@margiestravel.com

Office 365

Mike

mike@margiestravel.com

Office 365

Sue

sue@margiestravel.com

A. Datum IMAP

Sally

sally@margiestravel.com

A. Datum IMAP

Scott

scott@margiestravel.com

A. Datum IMAP

Schrittweise Anleitung

Schritt 1: Überprüfen, ob Sie Besitzer der zu verwendenden Domäne sind

  1. Melden Sie sich bei Office 365 an.
  2. Wechseln Sie zu Admin > Manage your email and website domains (E-Mail- und Websitedomänen verwalten).
  3. Klicken Sie auf Domäne hinzufügen.
  4. Geben Sie die Domäne ein, z. B. „margiestravel.com”, und klicken Sie anschließend auf Weiter.
  5. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Ihren DNS-Hostinganbieter aus, und beachten Sie die Anweisungen zum Hinzufügen eines TXT-Datensatzes, um zu zeigen, dass Sie der Domäneninhaber sind. Wenn laut den Anweisungen zur Prüfung der Domäne ein MX-Datensatz verwendet werden soll, ist bei der Eingabe der Prioritätsinformationen Vorsicht geboten. Mit diesem MX-Datensatz wird nur geprüft, ob Sie der Domäneninhaber sind, für das Routing von Mails wird dieser Datensatz nicht verwendet. Die Priorität dieses Datensatzes muss niedriger sein als die des vorhandenen MX-Datensatzes für das Routing von E-Mails über A. Datum.
  6. Klicken Sie auf Fertig, jetzt überprüfen. Bis DNS-Änderungen in Kraft treten, dauert es zwischen einigen Minuten und bis zu 72 Stunden.
  7. Nach erfolgreicher Prüfung werden Sie aufgefordert, Ihre DNS-Namenserver-Datensätze zu ändern.
    Ändern Sie die Namenserver-Datensätze nicht. Klicken Sie stattdessen auf Abbrechen, um den Assistenten zu beenden.

Schritt 2: Kennzeichnen der Domäne als freigegeben in Exchange Online

  1. Befolgen Sie die Anweisungen für den Zugriff auf das Exchange Admin Center (EAC).
  2. Klicken Sie im EAC auf E-Mail-Fluss.
  3. Doppelklicken Sie unter Akzeptierte Domänen auf die zu ändernde Domäne (z. B. „margiestravel.com”).
  4. Wählen Sie im Popup-Fenster Interne Relaydomäne aus.
  5. Klicken Sie auf Speichern. Es kann einige Minuten dauern, bis die Einstellung wirksam wird.

Schritt 3. Setzen des vorhandenen E-Mail-Servers auf die Positivliste

Dieser Schritt ist optional.

Office 365 verwendet Exchange Online Protection (EOP) als Spamschutz. Falls EOP feststellt, dass große Mengen an Spam vom A. Datum-Mailserver weitergeleitet werden, wird der A. Datum-Server möglicherweise blockiert. Die Weiterleitung funktioniert dann nicht mehr. Wenn Sie den Spamschutz Ihres anderen E-Mail-Anbieters für vertrauenswürdig halten, können Sie dessen Server in Office 365 auf die Positivliste setzen. Allerdings kann dann auch der gesamte über A. Datum eintreffende Spam in die Office 365-Postfächer gelangen, und Sie können nicht beurteilen, wie gut der Spamschutz von Office 365 funktioniert.

  1. Befolgen Sie die Anweisungen für den Zugriff auf das Exchange Admin Center (EAC).
  2. Klicken Sie in EAC auf Schutz und anschließend auf Verbindungsfilter.
  3. Klicken Sie in der IP-Zulassungsliste auf das +, und fügen Sie die IP-Adresse für den Mailserver hinzu. Diese erhalten Sie bei Ihrem derzeitigen E-Mail-Anbieter.

Schritt 4: Erstellen von Benutzerkonten und Festlegung der primären Adresse (für Antworten)

  1. Melden Sie sich bei Office 365 an. (Falls Sie sich noch in EAC befinden, klicken Sie auf Admin, um wieder zu Office 365 zu gelangen.)
  2. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen, Kennwörter zurücksetzen und mehr.
  3. Erstellen Sie die Benutzerkonten. In diesem Beispiel erstellen wir Konten für Margie und Mike.
    1. Klicken Sie auf das +, und geben Sie die erforderlichen Informationen ein.
    2. Damit die E-Mail-Adresse von Margie und Mike exakt wie bisher bleibt, muss im Feld Benutzername genau die bisherige E-Mail-Adresse des Benutzers angegeben werden.
    3. Wählen Sie im zweiten Feld unter Benutzername Ihren benutzerdefinierten Domänennamen aus.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Beachten Sie, dass die Adresse „@margiestravel.onmicrosoft.com address” weiterhin als zusätzliche SMTP-Adresse angegeben ist, wenn Sie die Eigenschaften für Margie und Mike in EAC aufrufen.

Schritt 5: Aktualisierung von DNS-Datensätzen bei Ihrem DNS-Hostinganbieter

Melden Sie sich auf der Website Ihres DNS-Hostinganbieters an, und befolgen Sie die schrittweisen Anleitungen zum Erstellen aller erforderlichen Office 365-DNS-Datensätze, wobei die folgenden wichtigen Ausnahmen gelten:

  1. Erstellen Sie keinen neuen MX-Datensatz, und ändern Sie auch den bestehenden MX-Datensatz nicht.
  2. Wenn es bereits einen SPF-Datensatz (Sender Policy Framework) für Ihren vorherigen E-Mail-Anbieter gibt, erstellen Sie für Exchange Online keinen neuen SPF (TXT)-Datensatz, sondern fügen Sie dem aktuellen TXT-Datensatz einfach „include:outlook.com” hinzu. Beispiel: „v=spf1 mx include:adatum.com include:spf.protection.outlook.com ~all”.

    Falls es noch keinen SPF-Datensatz gibt, ändern Sie den von Office 365 empfohlenen Datensatz, und nehmen Sie die Domäne für Ihren aktuellen E-Mail-Provider plus die Angabe „protection.outlook.com” darin auf. Es können dann Nachrichten von beiden E-Mail-Systemen ausgehen.

Schritt 6: Einrichtung einer E-Mail-Weiterleitung bei Ihrem aktuellen Anbieter

Richten Sie bei Ihrem aktuellen E-Mail-Anbieter eine Weiterleitung für die E-Mail-Konten von Margie und Mike zu Ihrer Domäne „onmicrosoft.com” ein:

  • Von Margies Postfach bei A. Datum sollte eine Weiterleitung zu margie@margiestravel.onmicrosoft.com erfolgen.
  • Von Mikes Postfach bei A. Datum sollte eine Weiterleitung zu mike@margiestravel.onmicrosoft.com erfolgen.

Nach Abschluss dieses Schrittes gilt Folgendes:

  • Alle an margie@margiestravel.com und mike@margiestravel.com gesendeten Mails sind in Office 365 verfügbar.
  • Wenn Margie und Mike auf erhaltene Mails antworten, lautet die Antwortadresse „margie@margiestravel.com” und „mike@margiestravel.com”.
Hinweise
  • Wenden Sie sich wegen der genauen Schritte zum Einrichten der Weiterleitung an Ihren derzeitigen E-Mail-Anbieter.
  • Es ist nicht erforderlich, dass Sie bei Ihrem derzeitigen E-Mail-Anbieter eine Kopie der Nachrichten aufbewahren.
  • Die meisten Anbieter behalten beim Weiterleiten von E-Mails die Antwortadresse des Absenders bei, sodass Antworten an den ursprünglichen Absender gehen.

Schritt 7: Testen des E-Mail-Flusses

  1. Melden Sie sich mit Margies Anmeldeinformationen bei Outlook Web App an. Die URL lautet https://outlook.com/owa/office365.com.
  2. Führen Sie die folgenden Tests aus:
    1. Senden Sie testweise eine lokale Office 365-E-Mail. Senden Sie beispielsweise eine E-Mail an Mike (mike@margiestravel.com). Diese E-Mail müsste umgehend zugestellt werden. In diesem Szenario wird die Nachricht nicht an Mikes Postfach bei A. Datum geleitet, da Office 365 das Postfach als lokal ansieht.
    2. Senden Sie testweise eine E-Mail an einen Empfänger aus einem anderen E-Mail-System. Senden Sie beispielsweise eine E-Mail an Sue. Diese E-Mail müsste an Sues Postfach auf dem A. Datum-Server zugestellt werden.
    3. Prüfen Sie von einem externen Konto oder vom E-Mail-Konto eines Mitarbeiters auf dem anderen E-Mail-System aus, ob die Weiterleitung auf dem anderen E-Mail-System korrekt eingerichtet ist. Senden Sie beispielsweise von Sues A. Datum-Konto oder einem Hotmail-Konto aus eine E-Mail an Margie, und prüfen Sie, ob diese in Margies Office 365-Postfach ankommt.

Schritt 8: Verschieben des Postfachinhalts

Da die Umstellung nur für zwei Benutzer erfolgen soll und sowohl Margie als auch Mike derzeit Outlook verwenden, kann die E-Mail durch Öffnen der alten PST-Datei im neuen Outlook-Profil und Kopieren der Nachrichten, Kalenderelemente, Kontakte usw. verschoben werden. Wenn die Elemente an den richtigen Stellen im Office 365-Postfach organisiert sind, ist von jedem Gerät aus ein Zugriff darauf möglich.

Wenn mehr Postfächer betroffen sind oder die Mitarbeiter noch nicht mit Outlook arbeiten, können Sie die Migrationstools aus dem Exchange Admin Center verwenden. Wechseln Sie zunächst zum Exchange Admin Center, und befolgen Sie die Anweisungen im Abschnitt Migrate Email from an IMAP Server to Exchange Online (E-Mail von einem IMAP-Server auf Exchange Online migrieren).