Dateien automatisch nach Metadaten benennen lassen

  • HI,


    ich habe eine Frage und finde bisher keine Antwort dafür:


    Kann ich bestehende Dateien anhand eines Metatags automatisch benennen lassen?

    Optimalerweise mit dem Namen des übergeordneten Ordners, d.h. in dem Beispiel unten, dass alle Dateien (Datei 1-3) von Projekt B, den Metatag "Projekt B" haben.


    Projekte

    Projekt A

    Projekt B

    Datei 1

    Datei 2

    Unterordner X

    Datei 3

    Datei 4


    Danke im Voraus für Antworten!



  • Hallo Milan 1234

    Du kannst in SharePoint Online Default Values für Dokumente innerhalb einer Bibliothek anlegen. Somit müsstest du deine Informationsarchitektur überdenken und deine Inhalte eventuell in mehrer Doclibs oder Document Sets ablegen.

    Ein Beispiel:

    Projekte => SharePoint Site (einmalig anlegen)

    Projekt 1 => Pro Projekt eine Site anlegen

    Datei 1 => Dokumentbibliothek mit entsprechenden Default Values konfiguriert auf der Liste.

    Ordner und Metadaten sind in SharePoint als unterschiedliche Konzepte zu verstehen. Im schlimmsten Fallen können diese kombiniert werde, aber das führt dann nur zu Chaos. Als Ersatz von Ordnern wäre es auch möglich Document Sets einzusetzten. Diese können wie ein Bibliothek dann gewisse Metadaten Eigeschaften automatisch auf die Dokumente innerhalb des Sets vererben.

    Ein Beispiel:

    Projekte => SharePoint Site (einmalig anlegen)

    Projekt 1 => Pro Projekt ein Document Set anlegen und mit entsprechenden Default Values konfigurierieren

    Dein gewünschtes Szenario über Ordner ist nur mittels Custom Code (Spezifischer Eventhandler) umsetzbar.

    Ein spannender Artikel zum Thema:  msdn.microsoft.com/.../ee557925.aspx  

    Wichtige Infos zu Document Sets: office.microsoft.com/.../CL102029648.aspx => Bedingt für SharePoint Online ein "E-Plan"

    Beste Grüsse, Marcel Haas

    1 von 1 Personen fanden diesen Post hilfreich.

  • HI,

    vielen Dank für die Antwort! Es klappt nun, dass die Dateien in den Document Sets automatisch einen Wert aus einer Nachschlagspalte übernehmen. Leider funktioniert die Spalte mit den Verwalteten Metadaten nicht mehr...gibts da eine Lösung?

    Viele Grüße

    Milan

  • Hab das Problem selber gelöst. Sorry.

  • Hallo Milan 1234

    An was lag das Problem? Auch Werte aus Managed Metadata Filter Feldern können vererbert werden. Freut mich, wenn es nun so klappt. ;-)

    Beste Grüsse, Marcel

  • Hi Marcel,

    ich hatte zwei mal die gleiche Spalte (eine aus dem Document Set und eine aus der Library. Eine davon hatte ich aber nur in der aktuellen Ansicht, die falsche, und mich dann gewundert warum sich nichts geändert hat bzw. ich nichts ändern konnte.

    Ist es möglich ein Document Set in einem Document Set zu erstellen? Versuch mich grad daran....

    Ich möchte die Daten in Unterordner/Unter-DocSets sortieren und dann weiter automatisch mit Metatags kategorisieren lassen.

    Ist das deiner Meinung nach empfehlenswert?

    LG

    Milan

  • Ok, klar. Dann hattest du wohl einfach das falsche Feld abgefüllt. Document Sets innerhalb von Document Sets sind nicht untertützt. Ich empfehle dir aber innerhalb des Sets eine sinnvolle Metadaten Struktur anzulegen, welche deine bisherigen "Hierarchien" durch eine Matrix der Ansicht auf die Daten ablösen kann.

    Habe dir hier zum Thema Document Sets noch ein paar empfehlenswerte Artikel:

    blog.oraylis.de/.../document-sets-in-sharepoint-2010 => Konfigurationsübersicht

    www.locatech-it.com/.../digitale-aktenordner-dokumentmappen-in-sharepoint-2010 => Funktionsübersicht.

    Welche Filtermethoden hast du für dein Document Set aktiviert?

    Metadata Navigation Filter?

    Metadata Key Filter?

    List Filter?

    Mit diesen beiden Filtern könntest du deine Daten innerhalb des Document Sets nämlich schneller und einfacher auffinden als über eine hierarchische Struktur.

    Beste Grüsse, Marcel

    2 von 2 Personen fanden diesen Post hilfreich.

  • hi,

    danke erstmal für die ganzen Antworten, bald muss ich dich bezahlen ;-)

    Bin grad am Metadaten zusammenstellen. Wir sind ein kleines Büro und ich werde zunächst mal die Optionen den Kollegen geben, dass sie die auch selber vervollständigen können. In regelmäßigen Abständen werden die dann überarbeitet.

    Ich werde sowohl Metadata Navigation Filter als auch Metadata Key Filter benutzen. Der "eingebaute" ist ja Ordner/Datei. Den vielleicht mit den Projektnamen bestücken.

    Der List Filter kann ja dann optional benutzt werden?!

    ANsichtsfilter ist ja dann nur noch bedingt notwendig bzw. soll jeder User sich selber persönliche Ansichten machen.

    Beste Grüße

    Milan